Cara Menggunakan Mesin-Mesin Pengganda Dokumen

Menggunakan mesin pengganda dokumen seharusnya dikuasai oleh seorang pegawai administrasi kantor. Dimana sering pekerjaan staf administrasi kantor berhubungan dengan mesin-mesin pengganda yang akan kita bahas berikut ini.

Sobat, sebelum kita menggunakan mesin-mesin pengganda dokumen hendaknya staf pegawai kita mampu memilih mesin mana yang paling cocok dan dibutuhkan oleh unit kantor tiap instansi.

Jika sudah menemukan peralatan atau mesin yang diinginkan maka, pegawai kantor harus dapat mengoperasikan mesin tersebut.

Perlu diperhatikan, jika hendak menggandakan dokumen pastikan terlebih dahulu bahwa:
Dokumen asli sudah benar. Jika dokumen asli masih salah, atau sedang dalam perbaikan hal ini akan membuat pekerjaan dilakukan dua kali.

Jumlah kebutuhan dokumen ditambah 1 untuk arsip.
Pilih mesin pengganda yang paling menguntungkan.
Jika hal diatas sudah tepat maka tinggallah pegawai kantor menggunakan mesin-mesin pengganda dokumen berikut ini.

1. Mesin Fotocopy
Sambungkan mesin fotocopy dengan arus listrik
Hidupkan mesin dengan menggunakan tombol ON
Letakkan kertas pada kaca tempat fotocopy, dengan bagian tepi atas menempel pada garis sekala pada posisi yang tepat ditengah.
Dengan menekan tombol pengatur hasil kopi, tekan tombol jumlah hasil penggandaan yang dikehendaki.
Tekan tombol cetak (start)
Jika sudah selesai, tekan tombol OFF
Selesai penggandaan, bersihkan mesin dari bekas tinta dan debu, kemudian tutup mesin mesin fotocopi

2. Mesin Risograf
Sebelum mulai pencetakan, cek tinta, film dan sambungkan listriknya
tekan tombol ON
Cetak master, masukan naskah ke kaca pencetakan dengan posisi terbalik
Atur lampu pencetakan
Tekan tombol pencetak master, tunggu sejenak hingga master tercetak
Ambil dokumen aslinya
Lihat master yang sudah dicetak
Atur posisi master
Tekan tombol angka sesuai kebutuhan
Setelah penggandaan selesai, bersihkan mesin, dari bekas-bekas tinta dan debu, kemudian tutup mesin.
Penggunaan risograf akan efisien bila jumlah penggandaan lebih dari 1.000 halaman.
mesin risograf

3. Mesin scanner
Mesin scanner digunakan untuk menggandakan dokumen dalam bentuk soft copy. Sebelum menjalankan mesin scanner, pastikan bahwa:
Sambungan mesin dan komputer telah tersambung listrik
Mesin dan komputer terkoneksi dan software yang dibutuhkan telah terinstal
Langkah-langkah menggandakan:
Nyalakan scanner dengan menekan tombol ON
Letakkan dokumen yang akan dipindai dengan lensa kaca
Pasang software scanner
Jalankan program scanner
Klik start
Simpanlah dokumen yang telah dipindai
Simpan dokumen dengan format yang diinginkan
untuk mendapatkan hard copy, cetaklah hasil pindai menggunakan printer
Setelah selesai, rapikan mesin dan bersihkan dari debu kemudian tutup mesin.
mesin scanner