Cara Penanganan Dokumen Arsip Kepegawaian

Setelah mengetahui jenis-jenis arsip kepegawaian bagi PNS maka seorang pegawai administrasi harus dapat menangani dokumen tersebut dengan baik, penanganan dokumen tersebut pada dasarnya hampir sama seperti penanganan dokumen lain pada umumnya. Yang membedakan adalah pencatatan berbagai dokumen tersebut pada buku arsip masing-masing.

Pada umumnya penanganan dokumen terbagi menjadi 3 bagian yakni:

1. Pengurusan/Penanganan Dokumen

2. Penyimpanan dan Penataan Arsip Dokumen

3. Penemuan kembali dan Peminjaman Arsip Dokumen

Penyimpanan dan penemuan kembali arsip dokumen kepegawaian sama prosesnya dengan dokumen lainnya, silahkan Saudara merujuk pada artikel tersebut. Namun untuk pengurusan dan penanganan dokumen kepegawaian yang membedakan adalah pada buku pencatatan masing-masing dokumen arsip kepegawaian.

Buku pencatatan arsip yang digunakan disebut juga buku penjaga administrasi kepegawaian, adapun buku tersebut terdiri dari:

1) Daftar Kepemilikan Kartu Tunjangan Pensiun (TASPEN)

2) Daftar Nama Pejabat Struktural 

3) Daftar Nama Pejabat Fungsional 

4) Daftar Cuti Pegawai Negeri Sipil 

5) Buku Penjagaan Kenaikan Pangkat (KP) Pegawai NegeriSipil (PNS) 

6) Buku Penjagaan Kenaikan Gaji Berkala (KGB) Pegawai Negeri Sipil (PNS) 

7) Daftar Kepemilikan Kartu Istri / Suami (KARIS / KARSU) 

8) Daftar Kepemilikan Kartu Pegawai Negeri Sipil (KARPEG) 

9) Daftar Kepemilikan Kartu Asuransi Kesehatan (ASKES)

10) Daftar Urut Kepangkatan (DUK) Pegawai Negeri Sipil (PNS) Daerah 

11) Buku Catatan Pensiun dan Realisasinya 

12) Buku Catatan Pelanggaran Disiplin Pegawai Negeri Sipil (PNS) 

13) Buku Daftar Pegawai yang Mengikuti Diklat 

14) Buku Daftar Pegawai yang Mengikuti Tugas Belajar 

15) Buku Daftar Pegawai yang Mengikuti Tugas - Tugas Lainnya 

16) Buku Induk Pegawai Negeri Sipil (PNS)

Bentuk format masing-masing buku penjaga administrasi kepegawaian dapat dibuat menyesuaikan dokumen yang akan dicatat pada buku tersebut. Format yang dibuat mengikuti informasi yang terdapat pada masing-masing dokumen kepegawaian. Berikut ini satu contoh dokumen kepemilikan kartu tunjangan pensiun (TASPEN)

sumber gambar:
 http://dokumengofur72.blogspot.com/2013/05/taspen.html

Dari contoh dokumen taspen tersebut, dapat dibuat buku daftar kepemilikian kartu TASPEN dengan format yang yang dapat ditentukan oleh instansi terkait, dengan tidak lupa melampirkan fotocopy kartu taspen tersebut.

Setelah masing-masing dokumen kepegawaian dicatat pada buku penjaga administrasi kepegawaian, maka selanjutnya warkat/dokumen kepegawaian sudah dapat disimpan sebagaimana arsip lainnya menggunakan sistem penyimpanan arsip yang sesuai

Sumber : http://anugerahdino.blogspot.com